一、学院综合档案室所保存的档案，主要供本院利用，同时也为社会提供服务。

二、属开放范围的档案，本院部门、个人或院外单位、个人需要查阅利用的，利用者持合法身份证明，在说明利用目的和范围并履行登记手续后，可查阅、摘录、和复制档案材料；属未开放范围的，仅供学院内部利用，查阅时须履行相关审批手续。 

三、查阅党委会议记录、院长会议记录、有密级的上级文件以及超越文件规定的阅读范围的档案，应由查阅单位提出查阅报告，涉及一般性问题的，报学院党委办公室、学院办公室负责人审批，涉及重大问题的，报学院党委书记、院长审批，在学院保密员的监督下，查阅者限定性地阅读有关内容。有密级的会议记录和文件，原则上不得复印、摘抄、借出，如确因工作需要，必须复印、摘抄或借出的，需经批准，复印稿应在规定时间内销毁。

四、查阅有关人员的处罚、处理材料，属于一般干部、职工或学生的，须经档案形成部门负责人批准；属中层干部的，须经学院党委主管领导批准；查阅已故教职工档案的，应报学院人事处审批。

五、查阅非公开的科研课题档案，本研究课题人员可直接借阅，本院其他人员和外单位查阅，须经课题组负责人签署意见，科研处负责人同意，必要时报请主管院长审批。

六、查阅和利用毕业生学籍材料和成绩单，须经本人确认同意。

七、查阅个人寄存在我院综合档案室的档案，应当征得寄存者同意。

八、境外组织或者个人查阅利用档案的，需按照国家有关规定办理。

九、对于重要的、珍贵的档案，原则上只提供复制件借阅。

十、学院档案一般不办理外借，确因工作需要，必须借出，须按档案的管理权限履行审批手续，在规定时间内归还。

十一、借阅者应承担所借阅档案的安全和保密责任。不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄与查阅目的无关的档案资料；未经同意不得摄制、复制、转借档案。违者则根据有关规定追究当事人责任和给予经济处罚。

十二、档案复制件载有学院综合档案室公章及案卷出处的，具有与档案原件同等的效力。综合档案室工作人员对借阅者摘抄、复制的档案材料应认真核对，严格把关。

十三、借阅和归还档案时，应严格履行登记、注销等手续，如实填写《档案借阅登记表》，档案管理人员对归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。